Ингредиенты эффективного совещания

Исследования показали, что 30% своего рабочего времени сотрудники тратят на встречах и совещаниях. При этом более 50% этого времени тратится непродуктивно. Возможно, и вы недавно участвовали в подобном совещании. Тогда вам знакомы следующие комментарии:

• Не была четко озвучена цель встречи
• Все говорили, никто не слушал
• Мне не дали высказаться
• Не было повестки совещания
• В итоге нам так и не удалось договориться
• Принятые решения не были реализованы

Но виноваты не встречи и совещания, а те, кто их планирует и проводит. От них зависит, будут ли участники продуктивны или потратят время впустую.

Чтобы изменить ситуацию нужен фасилитатор, который объединит усилия команды, поможет ей двигаться вперед, построит процесс обсуждения так, чтобы группа преуспела в достижении поставленных целей, и чтобы никто из участников не сказал, что совещание было «тяжелой работой».

Эффективно провести обсуждение не так просто. Эта работа требует от руководителя или ведущего значительных усилий. Но если вам и группе удалось добиться существенных результатов в ходе обсуждения, это вас очень воодушевит.

Опыт показывает, что успех любой встречи, совещания или сессии зависит от трех компонентов: ЦЕЛЬ, ЛЮДИ, ПРОЦЕСС.

Цель
Прежде всего представьте, каким должен быть результат совещания: какие выводы или решения будут сделаны/приняты. Если данный результат можно получить без совещания, откажитесь от него.

На этапе подготовки нужно также понять, какой формат встречи вам необходим: сессия по принятию решений или мозговой штурм, встреча, вовлекающая сотрудников в процесс инноваций, или сессия по поиску решений для зашедшего в тупик проекта.

Люди
Для получения результата нужно пригласить на совещание «правильных» людей. Это очень важная составляющая успешной встречи. Если на сессии вы планируете не только выработать решения, но и обеспечить их реализацию – пригласите на совещание руководителей ключевых подразделений. Если проводите мозговой штурм – соберите сотрудников разных подразделений, приверженцев разных точек зрения, так вы сумеете избежать группового мышления.

Подумайте также, где лучше провести встречу. Важно, чтобы участники могли при необходимости разделиться на группы и работать, не мешая друг другу. Атмосфера и обстановка помещения должна быть комфортной для участников, должна помочь им достичь поставленных целей.

Если вы знаете, что кто-то из участников будет, скорее всего, отмалчиваться, заранее продумайте, как и на каком этапе вовлечь их в процесс обсуждение. Часто сотрудники, не участвующие активно в дебатах, делают интересные наблюдения, которые будут полезны другим членам группы.

Процесс
Создайте сценарий проведения совещания. Продумайте вопросы, которые хотите обсудить, формат дискуссии, необходимое время. Если вы не попадаете в тайминг, измените сценарий. Это поможет вам прийти к нужному результату вовремя. Нет ничего хуже затянувшегося совещания.

Фиксируйте идеи, предложения, выводы, которые делают участники группы. Такой подход максимально задействует потенциал участников, поможет учесть разные точки зрения, подготовить взвешенные решения и сделать правильные выводы.

Не забывайте о целях встречи. Запишите на листе флипчарта, какие результаты группа стремится получить в ходе обсуждения. Если дискуссия зайдет в тупик, обратитесь к списку целей и задайте себе вопрос: «Как наше обсуждение поможет нам достичь поставленных целей?»

Обязательно дайте обратную связь участникам встречи: поблагодарите их, напомните, какие решения были приняты и какие действия запланированы в будущем, укажите также какие сроки их реализации были согласованы группой.

С технологиями, которые помогут вам организовать процесс группового обсуждения и обеспечат достижение нужного результата, вы сможете познакомиться и научиться на Курсе "Мастер фасилитации" http://www.personalimage.ru/event/facilitation-technology/