«Добро пожаловать» или как сделать сотрудника эффективным

Ни для кого не секрет, что все руководители хотят иметь в команде ответственных, лояльных, профессиональных сотрудников, которые готовы работу ставить выше своих личных интересов, а все сотрудники мечтают об адекватном руководителе, который входит в положение сотрудника, проявляет заботу и внимание, повышает по службе и регулярно индексирует заработную плату.

Так почему же такую гармонию не так часто можно встретить в реальности? И кто в итоге несет ответственность за время, потраченное на поиск, прием, обучение и введение в должность сотрудника? За эмоциональную неудовлетворенность участников процесса: руководитель не доволен работой менеджера по персоналу («не того нашел») и самим сотрудником («не оправдал ожидания»), сотрудник – руководителем («все время занят, практически не общались»), менеджер по персоналу – и руководителем, и сотрудником одновременно («потрачено столько времени зря»).

А теперь давайте представим себе типичную ситуацию обычной компании: все всегда очень заняты, к руководителю постоянный поток сотрудников, телефонные звонки, папки на подпись (это не касается тех немногих компаний, которые идут по пути электронного документооборота), бесконечные совещания, многочисленные отчеты и так далее. И вот на фоне всего этого достаточно суетливого многообразия в деятельности возникает так не вовремя образовавшаяся вакансия! Руководитель дает команду менеджеру по персоналу найти подходящего кандидата.

И вот кандидат выбран и принят в штат. Что происходит далее? А далее руководитель погружается в рабочую суету, забывая про новичка. Для него проблема решена и закрыта. А для сотрудника начинается самое главное – период выживания под названием «испытательный срок», успешно пройти который при таком подходе достаточно сложно.

А теперь давайте представим себе другую картину, которая, конечно, потребует от участников процесса под названием «вновь принятый сотрудник» некоторых ресурсных затрат, но определенно даст несравнимо более оптимистичную картину.

Этап 1 «Начало или welcome процедура»

Итак, кандидат счастлив, после многочисленных собеседований он, наконец, становится сотрудником компании! Он волнуется, что не оправдает надежды, что не справится. Но в самый первый день выхода на работу он получает подтверждение, что его здесь действительно ждут!

Менеджер по персоналу утром первого дня с улыбкой встречает сотрудника у входа, поздравляет с первым рабочим днем и вручает символический подарок (это может быть значок компании, памятка, программа на 1-й рабочий день или просто открытка-поздравление). Далее менеджер по персоналу проводит сотрудника по офису («социальная адаптация»), знакомит с расположением офиса (копировальная техника, кофе-машина, питьевая вода, комната приема пищи и пр.), с коллегами (краткое знакомство: имя и должность, улыбка как бонус) и с основными рабочими правилами (пропуск, время начала и окончания рабочего дня, обеденное время и пр.). Рабочее место сотрудника полностью готово к работе – необходимое программное обеспечение установлено, имеется основная справочная информация. Сотрудник с удовольствием размещается на рабочем месте («физиологическая адаптация») и начинает знакомиться с пакетом документов: с приказом о приеме, с трудовым договором, с заданием на испытательный срок, с должностной инструкцией, с коллективным договором и прочей нормативной документацией компании. Он приятно удивлен: все документы подготовлены обдуманно, не формально, задание на испытательный срок имеет конкретные показатели на период 3 месяца и дают четкое представление о том, что, как и к какому сроку необходимо выполнить.

Непосредственный руководитель доброжелательно приветствует сотрудника (встреча запланирована заранее в первый рабочий день во второй половине дня) и интересуется, как идет процесс знакомства и трудоустройства, обсуждает должностные обязанности сотрудника, задание на испытательный срок, а также знакомит с наставником (или закрепленным ответственным), к которому можно обращаться со всеми вопросами. Руководитель обозначает день и время регулярных встреч с сотрудником: 1 раз в неделю в первый месяц, 1 раз в месяц в последующий период испытательного срока.

Этап 2 «Новая жизнь и эффективные коммуникации»

Дальнейшие встречи планируются и проводятся в первую неделю после приема сотрудника, так как она является самой сложной и достаточно стрессовой для новичка. Четкая постановка задач и равномерная нагрузка обязательно дадут положительные результаты. Новое место работы дает шансы и бросает вызовы. Человеку интересно и сложно одновременно, а ведь именно в этот период закладываются основы эффективного взаимодействия. Поэтому так важно совместными усилиями сделать адаптацию успешной.

Менеджер по персоналу подробно знакомит сотрудника с корпоративными правилами, ценностям, традициями, с организационной структурой компании («корпоративная адаптация»). Данный этап является краеугольным в формировании лояльности сотрудника к компании. И если в корпоративном кодексе (или в любом другом корпоративном документе) декларируется «мы ценим каждого сотрудника», то реальность никак не может с данным утверждением расходиться. Сотрудник должен находить подтверждение данной корпоративной ценности в ежедневной деятельности.

Роль наставника очень важна в деле успешной адаптации сотрудника к должности («профессиональной»), и так как менеджер по персоналу не является специалистом в профессиональной деятельности, следовательно, знакомить сотрудника со спецификой деятельности компании, с продуктами и услугами, с заказчиками и клиентами должен профессионал, которым и является наставник. Он назначается из числа наиболее компетентных и опытных, имеющих способность к данной деятельности (в компании работает программа обучения наставника). Мотивацией наставнику будет успешное прохождение испытательного срока новичка и введение его в должность (в компании существует программа стимулирования наставника).

Как мы уже говорили выше, визуально знакомство с коллегами состоялось в первый день работы сотрудника. Конечно же, менеджер по персоналу дополнительно более подробно может познакомить сотрудника с коллегами еще и в формате рассылки по почте, но было бы замечательно, если бы сотрудник сам подготовил о себе презентацию на нескольких слайдах.

Сотрудник представляет следующую информацию о себе:

• биография и личностные характеристики (кратко о месте рождения и учебы, факты о семье, увлечения, отдых, какие качества присущи),
• профессиональная жизнь (предыдущие места работы, достижения и неудачи), экспертиза (области, в которых сотрудник разбирается лучше других и области, в которых сотрудник хотел бы стать экспертом),
• рабочие принципы (как человек привык работать, как обычно строит свою работу),
• как видит свою миссию/роль в новой организации, какую пользу планирует принести компании.

Наличие в презентации фотографий сделают информацию более неформальной, что будет способствовать формированию дружеских связей с коллегами.

Заключение «Как важно руководителю уметь формировать позитивное профессиональное отношение»

Резюмируя все вышесказанное, можно задать себе вопрос: «Как же сделать сотрудника приверженцем компании, чтобы он не только успешно прошел испытательный срок, но и стал полноценным членом команды?» На этот вопрос мы с вами уже знаем ответ: чтобы завоевать хорошее расположение сотрудника уже с первых дней необходимо применять теорию социального обмена: сотрудники возвращают работодателю то отношение, которое демонстрирует организация.

Таким образом, забота о сотруднике – залог его будущей лояльности, которая всегда способствует эффективности. Конечно, существуют ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не проходит испытательный срок, но задача компании и руководителя снизить возможные риски: демонстрировать профессионализм, развивать в компании культуру диалога и вовлеченности.

Ведь только повышая эффективность взаимодействия можно добиться успеха!

Эффективное взаимодействие сотрудников жизненно необходимо компании. Особенно ярко это проявляется при совместном обсуждении рабочих вопросов и проблем, которые возникают в ежедневной практике бизнеса. Чтобы избежать разногласий и непонимания между участниками, сократить время на обсуждение и быстро приходить к принятию важных для компании решений, используйте методы профессиональной фасилитации групповых обсуждений. Это поможет вам управлять процессом обсуждения, вовлекать участников и структурировать работу группы и в итоге мотивировать участников на принятие конструктивных решений.

С содержанием курса «Мастер фасилитации» можно познакомиться здесь