Ниже приведены пять ключевых вопросов на тему совещаний. Если сможете ответить на них с уверенностью, то можете дальше не читать.
Если же вы, как и большинство из нас, только считаете, что проводите классные совещания, тогда хватайте ручку и делайте заметки для того, чтобы выделить стратегии, способные сделать ваши совещания более мастерскими.
А вот и сами вопросы:
- Что самое важное при подготовке к совещанию?
- Какие четыре важных действия вам нужно совершить, когда вы начинаете совещание?
- Назовите две высокоэффективные стратегии для предотвращения дисфункционального поведения на совещаниях?
- Назовите причины, по которым участникам не удается достичь согласия на совещаниях (их всего три!), и как их устранить?
- Что в вашем понимании означает «мастерски закрыть совещание»?
Смогли ли Вы ответить на все эти ключевые вопросы? Или же пришлось немного «попотеть»? Итак, следует выяснить, верны ли ваши ответы.
Начнем с ответа на первый вопрос насчет подготовки совещания.
Ответ на вопрос №1. Приготовьтесь: Шесть ключевых моментов
Что самое важное при подготовке к совещанию?
Если ваш ответ: "Утвердить повестку дня", тогда подумайте еще раз. Повестка дня всего лишь дает ответ на вопрос: «Что мы будем делать? (процесс)» Более важным, нежели процесс, является цель. Для того чтобы подготовиться к лучшему совещанию, нужно ответить на каждый из шести вопросов:
- Цель: Зачем мы проводим это совещание?
- Продукт: Что мы хотим получить по факту окончания совещания?
- Участники: Кого следует пригласить для достижения цели и создания продукта?
- Возможные задачи: Какие темы или вопросы нам нужно будет затронуть?
- Процесс: Какие шаги нам следует предпринять для достижения цели и создания продукта? (повестка дня)
- Место проведения: Где будет проходить сессия, и какие приготовления нужно сделать?
Если вы не уверены, что именно является вашей целью и продуктом, или если вы можете достичь цели и создать продукт безо всякого совещания, или же если данные цель и продукт не стоят времени, проведенного на совещании… то нет смысла проводить совещание!
Ответ на вопрос №2. Задействуйте «со старта»: «Правило «ИЗУЗ»
В начале совещания люди обычно хотят знать три вещи: "Почему мы здесь? Что мы будем делать? Будут ли разрешены мои вопросы?" Для того чтобы обеспечить лучший старт, выполните четыре ключевых шага:
- Информируйте участников об общей цели совещания и конечных продуктах.
- Заинтересуйте их, предоставляя видение успеха и получаемые выгоды.
- Укрепите их самооценку путем определения данных им полномочий, а также важной роли, которую они играют в данном процессе, или причины, по которой их выбрали для совещания.
- Задействовать их в течение первых 15 минут с помощью проблемно-ориентированных вовлекающих вопросов, таких как: "Назовите наиболее важные вопросы, которые нам нужно решить для достижения данной цели?"
Ответ на вопрос №3. Управляйте поведением участников совещаний
Какие методы вашей работы с участниками, которые опаздывают или «сидят» в своих планшетах или мобильных телефонах? Что можно поделать с «рассказчиками», «шептунами» или «прыгунами по темам»? Это лишь пять из 15 наиболее часто встречающихся вариантов сложного поведения, которые имеют место в ходе совещаний. Как вы их разрешаете?
- Осознанное предотвращение: Заблаговременно используйте основные правила и методы обсуждения для предотвращения сложных ситуаций. Например, постарайтесь заранее достичь согласия по таким основным правилам: одновременно говорит только один участник; на совещании ведется только предметная работа; начало в назначенное время; переадресация обсуждений «не по теме».
- Раннее обнаружение: Будьте начеку для обнаружения признаков дисфункционального поведения на совещании. Не игнорируйте их.
- Качественное разрешение: При обнаружении сложной ситуации необходимо выбрать надлежащую стратегию их разрешения. Хотя конкретная стратегия зависит от контекста, времени, когда она имеет место, количества задействованных людей и т.д., все же существует и общая формула:
- Используйте частный или общий подход.
- Сопереживайте с симптомами.
- Обращайтесь к главной причине.
- Достигайте согласия по решению.
Ответ на вопрос №4. Реализуйте процесс принятия решений: Разрешение разногласий
Верно ли, что люди имеют разногласия всего по трем причинам?
Верно. Мастера фасилитации совещаний знают эти три причины, по которым люди имеют разногласия, и владеют особыми методами достижения решений.
- Дефицит информации. Участникам, имеющим разногласия, не удалось четко услышать или понять взаимные альтернативы и причины их поддержки. Эти разногласия часто являются результатом предполагаемого понимания того, что говорит или же имеет в виду другой человек. (Стратегия: Определение альтернатив.)
- Отличие опыта или ценностей. Стороны в полной мере услышали и поняли взаимные альтернативы. Тем не менее, у них различный опыт или различные ценности, в результате чего они отдают предпочтение какой-либо одной альтернативе перед другой. (Стратегия: Выявление преимуществ и недостатков и создание новых альтернатив, сочетающих преимущества.)
- Внешние факторы. Разногласия основаны на личностных свойствах, анамнезе, или каких-либо других внешних факторах, которые не имеют ни малейшего отношения к альтернативам. (Стратегия: Поднимитесь на уровень выше).
Ответ на вопрос №5. Закрывайте совещание правильно.
Большое количество совещаний заканчивается без четкой оценки того, что было сделано, или того, что будет сделано для реализации решений совещания. Лучшее закрытие совещания должно включать в себя:
- Обзор вопросов, рассмотренных на совещании.
- Утверждение принятых решений.
- Рассмотрение нерешенных вопросов.
- Обзор будущих действий и обеспечение того, что их названия прописаны, а сроки обозначены.
- Благодарность участникам и окончание совещания.
- Документирование и раздача записей по совещанию.
- Контроль за исполнением обозначенных действий ответственными лицами.
В следующий раз, когда вы поймаете себя на словах: «Это было ужасное совещание», подумайте о возможности проинформировать ведущего совещания о том, какие бывают лучшие совещания. (А если же руководителем совещания был ваш босс, подумайте о том, чтобы подложить копию данной статьи под дверь его кабинета!).
А самое лучшее решение это обучиться фасилитировать у Людмилы Дудоровой на курсе "Мастер фасилитации".
Курс мастер фасилитации состоит из трех отдельных модулей. Вы можете присоединиться на курс на любой из ближайших модулей.
При регистрации на полный курс "Мастер фасилитации" до 31 января 2016 года действует специальная скидка 10%.
Мы всегда рады
вас видеть у нас в офисе по адресу: г.Москва, ул.Мещанская, д.7, стр.1
вас слышать по телефонам: +7 495 500 60 69
+7 495 684 19 41
+7 495 684 19 87
получать от вас письма на mail@personalimage.ru
Продуктивных вам совещаний!
